Fra tre til to etager med smart kontorindretning

04-12-2018

Til januar flytter Bygningsstyrelsens københavnske afdeling i nye lokaler på Kalvebod Brygge. Med flytningen skal der fremover arbejdes i et aktivitetsbaseret kontormiljø for at styrke opgaveløsningen og samtidig opnå væsentlig huslejebesparelse.

Bygningsstyrelsen går med en ambitiøs, aktivitetsbaseret indretning af det nye hovedkvarter nu forrest, når det kommer til fleksible kontorfaciliteter og optimal arealudnyttelse. Med en indretning, der er fokuseret på samarbejde og vidensdeling vil de fysiske rammer fremover spille en ny rolle i styrelsens daglige arbejde med at servicere andre statslige institutioner med deres bygningsmæssige behov.

Bygningsstyrelsen får et fleksibelt kontor, hvor medarbejderne i løbet af arbejdsdagen flytter sig fra område til område, så dagens forskellige opgaver løses i netop det område, der egner sig bedst til den konkrete arbejdsopgave. Der oprettes nemlig en række forskellige zoner, fx aktivzoner, der indbyder til teamarbejde, fokuszoner, der indbyder til fokuseret arbejde med få forstyrrelser, og stillezoner, der egner sig til individuelt arbejde i fordybet stilhed.

Indretningen er derudover arealeffektiv. I erkendelse af at mange medarbejdere store dele af dagen er ude på byggepladserne eller til møde, har man kunnet nøjes med syv skriveborde pr. 10 ansatte. Bygningsstyrelsen har dermed mulighed for at gå fra de forudsatte tre etager til to og dermed opnå en huslejebesparelse på ca. en tredjedel.

Om kontorets indretning udtaler Bygningsstyrelsens direktør Ramus Brandt Lassen:

"Bygningsstyrelsen er statens største ejendomsvirksomhed, og hvis ikke vi skal undersøge mulighederne for effektiv arealudnyttelse, hvem skal så? Vi reducerer vores arealforbrug meget væsentligt med en aktivitetsbaseret indretning, som vi faktisk samtidig mener, understøtter vores opgaver endnu bedre."

Indretning med potentiale

Bygningsstyrelsens aktivitetsbaserede indretning er udviklet på baggrund af grundige undersøgelser af de nuværende faciliteter og arbejdsformer. Undersøgelserne viste bl.a., at rigtigt mange skriveborde står tomme i løbet af arbejdsdagen. Ved at skrue ned for antallet af skriveborde er der blevet plads til mere fleksible og uformelle mødefaciliteter i de åbne fællesarealer, så kontorarealet udnyttes bedst muligt og bedre understøtter forskellige arbejdsopgaver.

I forhold til en normal flytning er der brugt lidt flere midler på at indrette det nye kontor, men de er tjent hjem efter ganske få måneder grundet den markante arealoptimering.

"Vi har selvfølgelig også en bagtanke med det her. Ved at tage vores egen medicin, bliver vi langt bedre rustet til at rådgive vores mange statslige kunder om, hvordan de også kan optimere deres arealanvendelse og spare penge på huslejen og dermed deres huslejeomkostninger," siger Bygningsstyrelsens direktør Rasmus Brandt Lassen.

Bygningsstyrelsen har allerede et kontor i Skanderborg, som har aktivitetsbaseret indretning, og det er bl.a. erfaringerne herfra, fra det private erhvervsliv, Københavns Kommune og fra udlandet, der nu bygges videre på. Med flytningen og den nye indretning er Bygningsstyrelsen blandt de første statslige institutioner i Danmark, der arbejder fuldt aktivitetsbaseret.

Bygningsstyrelsen opkræver årligt husleje for ca. 2 mia. kr. for ca. 2,2 mio. m² lokaler til statens kontorkunder.