Q&A

At komme med på Bølge 3 af Statens Facility Management afføder naturligt nok en masse spørgsmål hos jer som kunder. Hos Bygningsstyrelsen sidder vi klar til at svare på dem alle. 

Nogle af dem kan der måske findes svar på i vores korte opslagsværk om Statens Facility Management Bølge 3, men for at hjælpe jer mest muligt har vi samlet en liste af de mest gængse spørgsmål, som man finder nedenfor. 

OBS! Listen opdateres løbende, så det er altid en fordel at tjekke listen, inden man sender et spørgsmål afsted.

Praktisk før opstart

Alle kunder skal have udpeget en Facility Management-kontaktperson (FM-kontaktperson) eller en aftaleansvarlig. Desuden skal der udpeges én fakturamodtager, som godt kan være den samme person som FM-kontaktpersonen.

I skal også have indsendt lønsedler for alle de medarbejdere, der skal virksomhedsoverdrages til ISS.

På IT-området skal I kunder også have viderebragt information om, hvilke IT-systemer ISS skal have adgang til, og som kunde er I forpligtet til at give ISS de nødvendige adgange til relevante IT-systemer. Det kan for eksempelvis ske ved oprettelse af konsulentadgang.

I vil modtage information om mailadresser til de ISS-medarbejdere, der skal have systemadgang. 

Hvis jeres ikke kan tilgås fra eksterne computere, skal I stille en computer til rådighed. 

Som kunde kan I vælge at afvise adgang til jeres IT-systemer, hvilke dog kommer til at påvirke ISS' opgaveudførelse.

Serviceleverandøren ISS vil tage direkte kontakt til jer kunder med henblik på det praktiske i forhold til overlevering af nøgler og adgangskort til jeres specifikke institution. 

For mange vedkommende venter en ny hverdag på arbejdspladsen, når driften går i luften den 1. maj. Men på mange måder bliver det også præcis, som det var før.

I kunder vil stadig blive mødt af meget af det samme servicepersonale, som fra 1. maj vil være virksomhedsoverdraget til leverandøren ISS. I vil også stadig få kantinedrift, som I plejer, dog vil I kunne nyde godt af ISS nye koncept, The Food Place, som du kan lære mere om her

Inden driftsstart kan du med fordel også høre fra Lane, som er kunde på Bølge 1, som ligeledes har ISS som leverandør. 

Institutionens FM-kontaktperson eller aftaleansvarlige har ansvar og beslutningskompetence for insitutionens aftale med Bygningsstyrelsen.

Hovedopgaver i tilknytning til aftalen:

  • Indmelding af ændringsanmodninger
  • Indkøb til styrelsen udenfor aftalen og i tillæg til aftalen
  • Bestilling af tilkøbsydelser
  • Fakturagodkendelse af faste, bestillings- og tilkøbsydelser
  • Fakturabetaling
  • Ejerskab af projekter
  • Administation af indkøbsaftaler udover FM-aftalen.

Processen med at ansætte og uddelegere de lokale Facility Managers er i fuld sving.

Kunderne kan se frem til at blive introduceret for deres kontaktperson i løbet af april og maj måned.

Efter driftsstart den 1. maj

For mange vedkommende venter en ny hverdag på arbejdspladsen, når driften går i luften den 1. maj. Men på mange måder bliver det også præcis, som det var før.

I kunder vil stadig blive mødt af meget af det samme servicepersonale, som fra 1. maj vil være virksomhedsoverdraget til leverandøren ISS. I vil også stadig få kantinedrift, som I plejer, dog vil I kunne nyde godt af ISS nye koncept, The Food Place, som du kan lære mere om her

Inden driftsstart kan du med fordel også høre fra Lane, som er kunde på Bølge 1, som ligeledes har ISS som leverandør. 

Bygningsstyrelsen og leverandøren ISS arbejder sammen på et strategisk, taktisk og operationelt niveau for at sikre, at der er sammenhæng mellem de strategiske ambitioner og den daglige serviceleverance.

Vi har et klart defineret set-up i forhold til, hvordan vi arbejder sammen på tværs af ISS, Bygningsstyrelsen og jer som kunder.

På den måde kan vi sikre, at strategiske beslutninger bliver kombineret med operationelle læringer for at skabe en velfungerende leverance. 

Der er fastlagt mødefora på henholdsvis operationelt, taktisk og strategisk niveau. De fleste møder afholdes direkte mellem Bygningsstyrelsen og ISS.

Som leverandør på Statens Facility Management (SFM) Bølge 3 arbejder ISS ud fra dokumenterede standater, så I som kunder er sikret en ensartet service på tværs af lokaliteter. 

Herudover foretaget ISS løbende kvalitetssikring af alle servicespor. 

Hos Bygningsstyrelsen sidder der også et hold af specialister, som dagligt holder øje med, at kontrakten og dens forpligtelser opfyldes. Du kan møde holdet bag her.

Desuden trækker Bygningsstyrelsen på en masse gode erfaringer fra SFM Bølge 1, hvor ISS også var valgt som leverandør. Herfra har vi opbygget et robust dundament, som vi ønsker at bygge videre på i Bølge 3.

Fakturering og Budgetoverslag

I forbindelse med den høring, som Økonomistyrelsen (ØS) udfører ved gevinstberegningen, får I et fuldt overblik over priserne pr. ydelse, som I får leveret pr. 1. maj 2024.

ØS overtager data fra Bygst over flere data-pakker i løbet af januar og februar. ØS regner med at sende høringsmateriale ud til jer i februar og marts 2024.

I kan se hvad de enkelte ydelser koster for jer ifm. materialet, som Økonomistyrelsen (ØS) udsender til skriftlighøring ved gevinstrealiseringen.

Dette materiale sender ØS løbende i februar, marts og april 2024. 

I får mere at vide om fakturering og opbygning af denne på kundemøderne samt på de kommende koordinationsgruppemøder.

Kundemøderne afholdes i januar og februar, mens alle kunder har modtaget en invitation på nuværende tidspunkt. Der er dog stadig mange kunder, der mangler at svare på denne.

Der afholdes koordinationsgruppemøder én gang månedligt. De næste to koordinationsgruppemøder er indkaldt, og de resterende er ved at blive lagt i kalenderen.

Kantineordningen

Man kan vælge mellem de tre udvalg og spise frit fra salat- og brødbuffeten.

Ja, det kan man. Alle portionsanretninger er sammen med salat og brød afstemt til at give en sund mæthed og vil dække alle næringsbehov.

Du kan vælge en af de portionsanrettede tallerkner og spise så meget du vil af salat- og brødbuffeten.

Du er altid velkommen til at spørge, om det er muligt at få lidt ekstra. Der vil være en begrænsning på kød og fisk pr. person. Vi opfordrer til at starte med det, der er portioneret, inden du beder om ekstra.

Udvalget varieres dagligt i henhold til sæson og lokale forhold. Der vil fortsat være et tæt samarbejde mellem det lokale kantineudvalg og leverandøren for at ramme det sortiment/udvalg, der serveres i din kantine.

Ja, der vil altid være et vegetarisk alternativ til den varme kød/fiskeret, som indeholder vegetabilsk proteinkilder.

Så skal man blot underrette køkkenpersonalet. Hvis der er mange veganere, vil de så vidt muligt undgå animalske proteinkilder og servere retterne på en måde, hvor de kan tilvælges.

Deli-anretningen er tiltænkt dig, der ikke har lyst til varm frokost og er kan være et udvalg af forskellige slags pålæg anrettet eller mindre tapas-retter.

Ja, men vi opfordrer dig til at tage lidt mere af det grove, grønne og sunde udvalg.

Køkkenpersonalet vil altid bestræbe sig på, at der er noget for enhver smag. Hvis der f.eks. serveres fisk som dagens varme ret, vil der være et udvalg på dagens Deli-anretning, der tager hensyn til dette.

Dataændringer

Indtil den 1. marts har alle kunder selv kunne gå ind og rette deres data i deres MIA, som siden 9. februar har ligget i filkassen. 

Det er derfor kundernes ansvar at rette data i MIA'en. Bygningsstyrelsen håndterer ikke dataændringer pr. mail eller via tilbageløb fra kundermøderne. 

Gevinstrealisering

Alle kunder vil senest i løbet af marts modtage en total oversigt over udgifter pr. ydelse via Økonomistyrelsen i forhold til skriftlig høring i forbindelse med gevinstrealiseringen. 

Den egentlige gevinstrealisering forventes afsluttet inden driftsstart den 1. maj 2024.