Aktivitetsbaseret indretning hos Bygningsstyrelsen

Det aktivitetsbaserede kontor stiller faciliteter til rådighed til en række forskellige arbejdsbehov, og samtidig er det arealeffektivt. Konkret har Bygningsstyrelsen med sin aktivitetsbaserede indretning halveret sit arealforbrug fra ca. 23 m2/medarbejder til ca. 12 m2/medarbejder.

På kontoret er der adgang til tre typer af arbejdspladser:

1. Fokusarbejdspladser til almindeligt individuelt arbejde
2. Aktivpladser til videndeling og projektarbejde samt korte nedslag mellem møder.
3. Stillearbejdspladser til fordybelse uden forstyrrelser.

Hertil kommer hjemmearbejdspladsen, som fremadrettet betragtes som en zone i det aktivitetsbaserede miljø, som medarbejderne kan tilvælge efter behov og efter aftale med deres chef. Herudover er der et utal af såkaldte supportfaciliteter som kupésofaer, telefonbokse, flexrum og bookbare mødelokaler, som skaber gode rammer for samtaler, uformelle og formelle møder.

Herudover er der en række supportfaciliteter såsom kupésofaer, telefonbokse, flexrum og bookbare mødelokaler, som skaber gode rammer for samtaler, uformelle og formelle møder.

Supportfaciliteterne er der blevet plads til, fordi skrivebordsratioen er 7 skriveborde pr. 10 ansatte. Der er foretaget grundige analyser af anvendelsen af det tidligere kontor, ligesom et arkitektfirma har bistået med råd og vejledning. På baggrund af bl.a. observationer og spørgeskemaer kunne Bygningsstyrelsen konkludere, at ca. 50 pct. af skrivebordene stod tomme i løbet af dagen i styrelsens tidligere kontorer, som var et traditionelt storrumskontor, hvor alle havde faste pladser.

Da alle i styrelsen - både chefer og medarbejdere – har delepladser, kan man frit placere sig i det område og blandt de kolleger fra egen eller andre enheder, der bedst understøtter den konkrete arbejdsopgave og samarbejdsrelation.

Et kontor der rummer arbejdsopgaverne

Da Bygningsstyrelsen i januar 2019 flyttede fra kontoret i Valby til Kalvebod Brygge, var det samtidig til en ny indretning. Bygningsstyrelsens beslutning om at udvikle et kontor, der bygger på andre principper end det traditionelle storrumskontor bunder bl.a. i udviklingstendenser, der afspejler den fleksibilitet, der er i det moderne arbejdsliv. Med bærbare PC'er og mobiler kan medarbejderne arbejde hvor som helt og når som helst. Desuden er der sket en stigning i det tværfaglige samarbejde, hvor medarbejdernes nærmeste organisatoriske kollegaer ikke nødvendigvis er de primære sparringspartnere i løbet af arbejdsdagen. Når medarbejdernes hverdag er fleksibel, skal kontoret også være det.

Derudover fungerede det traditionelle storrumskontor ikke optimalt. Der manglede faciliteter til fx fordybelse, ligesom kontorarealet ikke blev udnyttet optimalt, da mange skriveborde i løbet af dagen stod tomme på grund af fravær i form af mødeaktivitet, ferie osv.

Bygningsstyrelsens direktør, Rasmus Brandt Lassen forklarer:

Det at vi skulle flytte var en fantastisk mulighed for at gentænke indretningen af vores arbejdsplads, så den passer til det moderne arbejdsliv. Vi ønsker videndeling og sparring mellem de ansatte, og vi oplevede ganske enkelt, at det traditionelt indrettede storrumskontor ikke kunne rumme vores behov godt nok. Enten var der for meget støj, som fx umuliggjorde fordybelse, eller også havde vi det modsatte problem, hvor vi tog for meget hensyn for ikke at forstyrre sidemanden, så det hæmmede videndelingen. Med den aktivitetsbaserede indretning har vi fået langt bedre muligheder både for videndeling og fordybelse.

Bygningsstyrelsens kontor i Skanderborg er også indrettet aktivitetsbaseret, så styrelsen arbejder fuldt aktivitetsbaseret.