Medarbejderne inddrages på detailniveau

Når der er truffet en beslutning på topledelsesniveau, anbefales det, at organisationen informeres klart og præcist og uden skjulte dagsordener.

Hvis en af de afgørende faktorer for beslutningen har været at spare penge på huslejebudgettet, bør dette ikke forties, men til gengæld fremlægges som en legitim ledelsesmæssig disposition på linje med andre motiverende faktorer som fx:

• Organisatoriske – bedre sammenhængskraft i organisationen, understøttelse af ny organisation og tværgående samarbejde.
• Driftsmæssige – bedre energimærkning, driftsmæssige besparelser.
• Arbejdsmiljømæssige – bedre fysisk og psykisk arbejdsmiljø.

Typisk informeres først samarbejdsudvalget og chefgruppen og dernæst alle medarbejderne ved et stormøde, hvor der er mulighed for at stille spørgsmål til topledelsen.

Det er en god idé på forhånd at have klædt mellemlederne på, så de efter stormødet kan samle deres medarbejdere og tale om de spørgsmål og bekymringer, der kan være svære at give udtryk for i plenum.

Dette kan med fordel følges op af mellemlederne i forbindelse med de almindelige 1:1 samtaler med de enkelte medarbejdere og/eller ved kontormøder, så medarbejderne føler, at de har en kanal til at tale om deres bekymringer og så vidt muligt få besvaret deres spørgsmål.

På denne måde får mellemlederne en fremtrædende rolle i processen som ambassadører for topledelsens beslutninger og bindeled mellem topledelsen og medarbejderne. Topledelsen bør derfor så vidt muligt sikre sig, at mellemlederne ser det som deres rolle at støtte aktivt og loyalt op omkring topledelsens beslutninger i kommunikationen med medarbejderne.

Nedsættelse af medarbejdergrupper

Samtidig med udmeldingen af den overordnede beslutning er det en fordel, hvis en køreplan for medarbejderinddragelsen ligger klar. Det er ofte en god idé at inddrage medarbejderne på detailniveau i forskellige velafgrænsede opgaver med en klar opgavebeskrivelse.

Det anbefales derfor, at der nedsættes arbejdsgrupper med deltagelse af frivillige medarbejdere, der skal komme med forslag til fx:

• Møbelvalg (inden for rammerne af Statens Indkøbsaftaler)
• Udsmykning og evt. farvesætning
• Kantine og tekøkkener
• Adfærd og regler.

I den forbindelse er forventningsafstemningen altafgørende. Hvis medarbejderne får indtryk af, at alt de indstiller, vil blive besluttet, og derefter oplever at deres konkrete indstillinger ikke kommer i spil, vil det blot skabe utilfredshed med processen. Derfor er det vigtigt klart at melde ud, at det kun er et forslag, som ledelsen vil medtage i beslutningsprocessen og vurdere i forhold til det samlede projekt. Ledelsen kan desuden med fordel udpege en formand for hver arbejdsgruppe, der kan sikre, at processen styres, og at der sker en løbende forventningsafstemning.

Desuden kan det være en god idé så vidt muligt at give den enkelte mellemleder og dennes medarbejdere mulighed for selv at komme med forslag til den konkrete indretning af det areal, som kontoret har fået tildelt – naturligvis inden for visse rammer.