Processen fortsætter
Processen stopper ikke ved indflytning i de nye kontorarealer.
Der vil ofte være behov for efter nogle måneders erfaringsindsamling at foretage nogle finjusteringer af indretningen. Det anbefales derfor, at samtlige kontorer har lokalerne som fast dagsordenpunkt på kontormøderne i den første tid efter indflytning, så der er mulighed for, at medarbejderne kan få luft for eventuelle frustrationer. Tilbagemeldingerne kan sendes til den sagsansvarlige for det interne projekt, der kan samle op på større og mindre uhensigtsmæssigheder og lægge en plan for, hvordan og i hvilket omfang, de kan ændres til det bedre.
Igen er det vigtigt at forventningsafstemme. Det er sjældent en god idé at fare ud og købe flere reoler og skærme mv. i den første uge efter indflytning. Man kan med fordel melde ud, at der nu indsamles erfaringer i løbet af de første tre måneder, hvorefter indretningen justeres i det omfang, det er muligt og ønskværdigt. Ofte vil man opleve, at størstedelen af medarbejderne vænner sig til de nye forhold i løbet af nogle uger eller et par måneder, og behovet for yderligere tilpasninger falder som regel derefter.
Det hjælper på processen,
- hvis man forholder sig åben over for det nye og tør være tryg ved, at dem der står for projektet gør alt for, at det bliver så godt som muligt.
- hvis man kommunikerer tillidsfuldt med sine omgivelser og melder ud, hvad man trives med og ikke trives med.
- hvis man er indstillet på at indgå kompromisser, fx kan alle i sagens natur ikke få hver deres temperatur i et åbent kontor. Man må fastsætte en normaltemperatur og tage en trøje med, som man kan tage af og på efter behov.
- hvis man kalkulerer med, at alt ikke er på plads på dag ét, men at der skal ommøbleres lidt, også mentalt, før man finder sig til rette.
- hvis alle er indstillet på at lave mindre ændringer efter en indkøringsperiode, så de småproblemer, der kan opstå, bliver løst, inden de vokser sig store.
Det er en fælles opgave at minimere ulemperne og maksimere fordelene ved at sidde i åbne kontorer.