Tre kvinder sidder ved deres computere og arbejder

Ensrettede og retvisende ejendomsdata

Bygningsstyrelsen er i gang med at gennemgå vores arealdata. Det er en omfattende proces at sikre, at der er overensstemmelse mellem tegningsmateriale, kontraktsgrundlag og de faktuelle forhold på de ca. 1 mio. m2 statslige kontorejendomme. Hvordan gennemgangen påvirker din organisation, og hvad processen munder ud i, kan du læse om her.

For få år siden implementerede Bygningsstyrelsen et nyt digitalt system til at håndtere vores lejekontrakter og huslejeopkrævninger. Det har tydeliggjort, at der er brug for mere ensrettede og systematiske data om de statslige kontorejendomme. Derfor tager vi nu hul på en proces, hvor vi gennemgår arealdata, definerer nye standarder, sammenholder oplysninger mellem tegningsmateriale, kontrakt og de faktuelle forhold, og gennemfører både opmålinger og besigtigelser, hvor det er nødvendigt. Dermed får du som kunde retvisende og genkendelige data for hvert lejemål, som giver et mere transparent og effektivt grundlag for den husleje, I bliver opkrævet. Derudover vil vi lettere kunne sammenligne på tværs for at kunne yde mere kompetent rådgivning inden for fx energi og arealforbrug, ligesom vi hurtigere og mere sikkert vil kunne rådgive om ønsker til arealændringer.

Bygningsstyrelsens mange kontorejendomme er blevet inddelt i fire grupper alt efter, hvornår de skal markedslejevurderes. Der vil være institutioner, der har lejemål i flere grupper.

Nedenfor har vi skitseret processen i en tidslinje med markering af, hvornår du som kunde eventuelt bliver involveret. Under tidslinjen følger en forklaring af de enkelte trin.

Januar 2022, opstart af valideringsproces for gruppe 1. Nedslag i løbrt af året er 1 eventuel fysisk opmåling, 2 eventuel besigtigelse, 3 høring, 4 mæglerbesigtigelse. 1. januar 2023 træder eventuel huslejeændring som følge af arealvalideringen i kraft for gruppe 1. 1. januar 2024 træder eventuel huslejeændring som følge af ejendomsvurdering i kraft for gruppe 1

Hver gruppe kører over ét år. Denne tidslinje er med årstal for gruppe 1. Gruppe 2 skal forskyde med ét år, gruppe 3 med to år, og gruppe 4 med tre år.

Processen

1. Tjek af ejendomstegninger og etageplaner

Vi gennemgår alle ejendomstegninger og etageplaner for at tjekke, om de fysiske, faktiske forhold er retvisende i forhold til de nye fastsatte standarder.

Hvis vi konstaterer, at ejendomstegninger og etageplaner ikke er retvisende, vil vi sikre, at Bygningsstyrelsens tekniske rådgiver gennemfører en fysisk opmåling.

Det er derfor muligt, at din organisation vil blive inddraget alene med henblik på at sikre rådgiveren adgang til jeres lejemål. Det vil vi naturligvis orientere om særskilt og direkte.

2. Tjek af det lejebærende område

Dernæst vil vi gennemgå, om det lejebærende areal er retvisende. Hvis ikke, ændrer vi optegningen. Din institution vil ikke blive involveret i denne del af processen.

3. Tjek af kategoriseringen af lokalerne

Vi gennemgår nu, om vi har kategoriseret brugen af lejeenhederne passende, fx om en enhed, der er kategoriseret som 'Arkiv', er at betragte som et arkiv. Vi sikrer os også, at der er den rigtige opdeling mellem lejerne i flerbrugerejendomme, herunder af fællesarealerne.

Hvis vi konstaterer forkert kategorisering eller opdeling, eller hvis vi er i tvivl, vil vi undersøge forholdene nærmere. Dette kan indebære, at din organisation vil blive involveret, da vi kan få brug for at besigtige lejemålet. Hvis det er tilfældet, vil vi informere om dette særskilt og direkte.

Eksempel

Noget vi fx ser på i forhold til de nye standarder, er loftsrum. ifølge de nye standarder beregner vi ikke længere det lejebærende område i forhold til bygningens fysik (dvs. hvor gulv/loft/væg mødes), men ud til en loftshøjde på 1,5 m., selvom der må være gulvareal længere ud, der kan udnyttes.

4. Høring

Når vi har gennemarbejdet og valideret ejendomstegninger og etageplaner, vil I få materialet til gennemgang. Så har I mulighed for at gøre opmærksom på eventuelle forhold, I mener, vi har overset, eller hvis der er forhold, I gerne vil have uddybet.

Outputtet

Når processen er afsluttet, har vi et fuldt valideret og ensrettet grundlag for lejemålet og kan dermed sikre, at den husleje vi opkræver, er korrekt og transparent.

Hvis der har været ændringer i et lejemåls areal, skal dette indarbejdes i lejeaftalen.

En eventuel huslejeændring som følge af arealændringen, vil træde i kraft den 1. januar 2023 for lejemål i gruppe 1.

Gennemgangen af arealdata medfører perioder med spidsbelastning på visse medarbejdergrupper i Bygningsstyrelsen i 2022, hvilket påvirker vores mulighed for at håndtere mindre arealændringer i eksisterende lejemål affødt af kundebehov. Det kan derfor ske, at Bygningsstyrelsen ved sådanne ønsker om mindre arealtilpasninger, tager en dialog med jer om, hvorvidt ikrafttrædelsesdato, omfang eller lignende kan justeres, eventuelt med brug af efterregulering.

Nye markedsleje- og handelsværdivurderinger

Hvert fjerde år skal Bygningsstyrelsen gennemføre ejendomsvurderinger af alle ejendomme for at sikre, at statens lejemål er udlejet på markedsvilkår. Ved udgangen af 2020 suspenderede vi den dengang varslede huslejeændring, som var baseret på de obligatoriske ejendomsvurderinger, der skulle være trådt i kraft per 1. januar 2021. Det gjorde vi på grund af de uoverensstemmelser, der var og er i arealdataene. Når den gennemgang af data, vi nu er i gang med, er gennemført, har vi et sikkert grundlag for at gennemføre nye ejendomsvurderinger, beregne og indføre en ny og retvisende markedslejeregulering af alle lejemål.

I forbindelse med gennemførelsen af markedslejevurderingerne skal ejendommen som normalt besigtiges af en mægler. Lejemålene i gruppe 1 skal vurderes næste gang i efteråret 2022. I det omfang de nye vurderinger giver anledning til ændret husleje, vil dette blive varslet til virkning fra 1. januar 2024.