Lokaleløsninger

Kontormiljø hos Bygningsstyrelsen

Bygningsstyrelsen tilpasser hurtigt og effektivt statens arbejdspladser til nye behov.

Vores kunder er statslige institutioner i centraladministrationen, universiteter, politi og domstole. Når en kunde står med et ændret lokalebehov på grund af fx organisationsændringer, ressortomlægninger eller behov for forbedrede faciliteter, skal de kontakte Bygningsstyrelsen. Sammen med kunden afdækker Bygningsstyrelsen kundens behov for at finde den løsning, som bedst muligt imødekommer behovene og samtidig tilgodeser statens samlede interesser på kort og lang sigt.

Kunderne bidrager bl.a. med baggrunden for det ændrede lokalebehov og data om organisationen så som medarbejderantal, samt forventninger til tidshorisont, huslejeniveau og geografisk placering. Bygningsstyrelsen analyserer og udarbejder business cases på de mulige løsningsmodeller, som styrelsen har identificeret. På baggrund af business cases og Bygningsstyrelsens anbefalinger, træffer kunden den endelige beslutning om deres valg af lokaleløsning.

De fire standardløsninger ved ændrede lokalebehov er

  • Tilpasse eller modernisere det eksisterende lejemål
  • Finde nye lokaler i statsejendomme
  • Finde nye lokaler i privatejede lejemål
  • Nybyggeri

Universiteterne kan i modsætning til de øvrige kunder selv indgå lejeaftaler i privatejede lejemål.

Kunderejsen

Alle kunder har tilknyttet en kunderådgiver. Bygningsstyrelsen har udviklet 'Kunderejsen', der skildrer de fire standardløsninger, som Bygningsstyrelsen kan vælge sammen med kunden for at opfylde et lokalebehov. Kunderejsen er tænkt som et dialogværktøj, som Bygningsstyrelsen tager med til kundemøder for at formidle processerne og forventningsafstemme omkring roller og ansvar gennem de forskellige faser.

 

Kunderejsen der skildrer kundens muligheder

De fire standardløsninger varierer i tid og økonomi.

Rådgivning

Bygningsstyrelsen tilbyder rådgivning til vores kunder på en række centrale områder. Det drejer sig fx om rådgivning i forbindelse med optimering af lokaleomkostninger, samlokalisering i statslige knudepunkter, energioptime-ring, indretning af fleksible kontorer og læringsmiljøer samt udvikling af campusområder.

Læs mere om vores erfaringer med og gode råd til indretning af kontorer

Lejemål i statsejede ejendomme

I statsejendomme indgår Bygningsstyrelsen og kunden en lejekontrakt. Kontraktforholdene er standardiserede med ensartede vilkår for alle statsinstitutioner, og der gælder en række gunstige standardvilkår, som fx seks måneders opsigelse og intet depositum.

Huslejen i statslige lejemål er baseret på en markedslejevurdering, og fastsættes og reguleres hvert 4. år af vurderingskyndige. Lejen afspejler markedslejeniveauet for den pågældende ejendom i forhold til stand, beliggenhed mv. Når markedslejevurderingen er gennemført, kan det betyde en regulering af lejen, hvis lejeændringen er væsentlig.

En betydelig del af snitfladen imellem Bygningsstyrelsen og kunden er ejers og lejers vedligeholdelses- og fornyelsesforpligtelse. Kunden varetager som lejer den indvendige vedligeholdelse, hvor Bygningsstyrelsen varetager den udvendige vedligeholdelse samt vedligeholdelsen af tekniske basisinstallationer, og udfører den tekniske drift af ejendommen.

Privatejede lejemål

Bygningsstyrelsens ydelser til kunder i privatejede lejemål omfatter aktiviteter i forbindelse med indgåelse af aftale om lejemålet, den løbende administration og rådgivning samt ved fraflytning af lejemålet. Bygningsstyrelsen varetager kundens interesser overfor udlejer i forhandlingssituationer, fx i forbindelse med regulering af huslejen, og vi har gode erfaringer med at forhandle lejekontraktvilkår, der bl.a. sikrer gunstige opsigelsesperioder, bindingsperioder og vedligeholdelsesforpligtelser. Vi holder løbende øje med kundens rettigheder og pligter i forhold til udlejer, vi kvalitetssikrer regnskaber, og vi bistår kunden ved større tekniske og driftsmæssige problemer.

Statsinstitutioner, som bor til leje i privatejede lejemål, indgår i tilknytning til lejekontrakten en såkaldt ”brugeraftale” med Bygningsstyrelsen. Vilkårene i brugeraftalen mellem Bygningsstyrelsen og den statslige bruger af lejemålet svarer til vilkårene i lejekontrakten mellem Bygningsstyrelsen og den private udlejer. Bygningsstyrelsen administrerer herefter lejekontrakten på statens vegne og er kontraktpart i forhold til den private udlejer.