Prioritering af vedligehold
I nedenstående kan man læse om metoden for, hvordan Bygningsstyrelsen prioriterer vedligeholdelsesmidler.
I 2019 hjemtog Bygningsstyrelsen opgaven med at gennemføre bygningssyn af vores ejendomme som led i en ambition om, at styrelsen skulle arbejde mere strategisk i planlægningen af vedligeholdelse af styrelsens bygningsmasse.
Bygningsstyrelsen er, i henhold til SEA-ordningen, forpligtet til at forestå den udvendige vedligeholdelse og vedligehold af tekniske basisinstallationer på kontorejendomsporteføljen til centraladministration, politi og domstole i hele landet.
Pr. 1. januar 2026 (jf. Udmøntning af administrationsbesparelser i 2026), er ansvaret for bygningssyn og udvendigt vedligehold overgået til universiteterne, med undtagelse af institutioner i universitetsporteføljen under Kulturministeriet, IT-universitetet, Det Kongelige Akademi for Arkitektur, Design og Konservering samt Arkitektskolen Aarhus. Her fortages fortsat en årlig prioritering af vedligeholdelsessager.
For at sikre et helhedssyn og skabe sammenhæng mellem bygningernes vedligeholdelsesbehov, kundehensyn, porteføljestrategi, lokaliseringssager og ejerinvesteringer, har Bygningsstyrelsen udviklet en styringsmodel for prioritering af vedligehold.
Modellen skal sikre en prioritering af vedligeholdelsesmidler, der understøtter de samlet set bedst mulige investeringer for at opretholde ejendomsværdien, og sikrer en for kunderne relevant ejendomsportefølje. Hertil at beslutninger træffes på et transparent og dokumenteret grundlag.
Budget til vedligehold
Budgettet til vedligehold fastsættes hvert år på finansloven og er omfattet af udgiftsloftet. Rammen fastlægges med afsæt i en teknisk beregning og tidligere års forbrug, justeret for blandt andet porteføljens sammensætning og antal kvadratmeter. De seneste år har vedligeholdelsesbudgettet typisk udgjort omkring 100-120 mio. kr.
Budgettet fastsættes således ikke på baggrund af det faktiske vedligeholdelsesbehov i ejerskabsporteføljen. Bygningsstyrelsen har ansvaret for det udvendige vedligehold og for vedligehold af de tekniske basisinstallationer i ejendommene, og da den tilgængelige finansiering står ikke mål med vedligeholdelsesbehovet i portefølje, er det nødvendigt at prioritere mellem vedligeholdelsesprojekter. Det gør vi efter den nedenfor beskrevne metode.
Metode for prioritering
Hvert år prioriteres vedligeholdelsessager for det kommende budgetår. I løbet af efteråret træffes beslutning om prioriteringen af vedligeholdelsessager for det kommende udførelsesår (kalender- og budgetår). Udmøntningen af listen over vedligeholdelsessager igangsættes fra første kvartal. Gennem udførelsesåret følges der løbende op internt i Bygningsstyrelsen, hvor status på afløb af igangsatte sager og prioritering af nye akut opståede sager drøftes.
Prioriteringen af vedligehold i Bygningsstyrelsen er en tværfaglig proces, der bygger på fire prioriteringskriterier, og har til formål at sikre en helhedsorienteret og optimal anvendelse af styrelsens vedligeholdelsesmidler. Du kan orientere dig nærmere i prioriteringsprocessen i figuren nedenfor.
For at sikre, at de afsatte midler udnyttes fuldt ud i budgetåret, har Bygningsstyrelsen et særligt fokus på eksekvering og tilstræber derfor at igangsætte alle prioriterede vedligeholdelsesopgaver så tidligt som muligt på året.
Hent ovenstående illustration som pdf.
Prioriteringskriterier for Kontorporteføljen
Bygningsstyrelsen har udarbejdet et regelsæt for prioriteringskriterier og deres kvalitative vægtning, som anvendes for at sikre ensartethed og gennemsigtighed i prioriteringen af vedligeholdelsessager. Prioriteringskriterierne er oplistet i henhold til deres indbyrdes vægtning, hvilket betyder, at bygningernes tilstand og vedligeholdelsesbehov tillægges størst betydning i prioriteringen for det kommende budgetår. Nedenfor gives en kort beskrivelse af de anvendte prioriteringskriterier.
Bygningsfaglige kriterier
De bygningsfaglige kriterier bidrager med informationer om bygningens stand og potentialer for tilstandsforbedring. Kriterierne skal sikre, at vedligeholdelsesbehov håndteres, inden de fører til akutte skader eller skader på andre bygningsdele, og at den samlede portefølje bedst muligt opretholder sin stand og værdi.
De anvendte kriterier omfatter først og fremmest bygningens tilstand og risiko for skader, derudover indgår omkostningseffektivitet, energi- og indeklima samt kosmetiske hensyn.
Kundekriterier
Kundekriterier bidrager med informationer om politiske beslutninger og kunderelaterede lokalebehov, så kunderne så vidt muligt kan opretholde deres kernedrift. Kriterierne skal sikre, at vedligeholdelsesmidler anvendes på ejendomme, der understøtter kundens behov.
De anvendte kriterier omfatter først og fremmest, om kundens kernedrift kan opretholdes i bygningen samt om der er gældende myndighedskrav. Derudover indgår kundebevægelser og økonomi i forbindelse med vedligeholdelsessager.
Hvis en bygning skal nedrives eller frasælges, indgår denne ikke i prioriteringen.
Porteføljestrategiske kriterier
De porteføljestrategiske kriterier bidrager med information om værdiskabende ejerinvesteringer i forhold til markedsvilkår og -udvikling. Kriterierne skal sikre, at vedligeholdelsesmidlerne anvendes på bygninger, der skal eller bør forblive i porteføljen.
De anvendte kriterier omfatter ejendommens værdi, kvalitet og fleksibilitet iht. porteføljestrategien.
Den praktiske udførsel
Den praktiske udførsel er et kriterium for selve gennemførelsen, men ikke for prioriteringen af vedligeholdelsessager. Dette vurderes derfor ikke i forbindelse med prioriteringen, men løbende gennem året.
Formålet er at sikre, at vedligeholdelsessagerne bliver realiseret, og at budgettet bruges. Kriteriet omfatter vurdering af mulighederne for gennemførelse og tilgængelighed af ressourcer og kompetencer ift. opgaven.
Styringsmodel
