Nedenfor har vi samlet en række spørgsmål og svar om ændringsvinduer og håndtering af jeres ændringsanmodninger.
Såfremt du har et spørgsmål, er du velkommen til at skrive til;
Siden er senest opdateret den 23. januar 2025.
Igennem de seneste år har Bygningsstyrelsen oplevet en markant stigning i ønsket om ændringer og justeringer i diverse services på tværs af alle kunder på Statens Facility Management-aftale.
Tiltaget er indført for at skabe frirum til at bearbejde data mere struktureret og på sigt opnå effektive og automatiserede processer i behandlingen af ændringsanmodninger.
Den første behandlingsfrist for indmeldelser af ændringsanmodninger vil være den 20. januar 2025, hvorefter godkendte ændringer vil kunne træde i kraft pr. 1. marts 2025.
Herefter vil fristen være hver den 20. i den første måned af hvert kvartal (20. januar, 20. april, 20. juli og 20. oktober), eller den sidste hverdag inden den 20., hvis denne falder i en weekend eller på en helligdag.
Som kunde kan du stadig indmelde ændringsanmodninger løbende, som I har været vant til.
Det nye er blot, at der fremover er fastlagt indmeldingsfrister for hvert kvartalsvindue, hvortil ændringsanmodningen skal være færdigbehandlet og klar til Bygningsstyrelsens endelige kvalificering og godkendelse.
En godkendelse forudsætter, at al nødvendig data og dokumentation er tilgængeligt og færdigbehandlet til tidsfristen.
Særlige behov, der kræver hurtigere ikrafttrædelse end ændringsvinduet tillader, håndteres via model for tidlig opstart af faste ydelser.
Bygningsstyrelsen vurderer i samarbejde med jer, hvorvidt behovet (ændringen) skal afvente ændringsvinduet, eller om model for tidlig opstart af faste ydelser kan anvendes.
Kontakt jeres FM-ansvarlig, hvis I har spørgsmål eller ønsker at drøfte muligheden for tidlig opstart af en fast ydelse.
Et ændringsvindue er en fastlagt periode, hvor ændringsanmodninger til serviceydelser under Statens Facility Management, kan blive behandlet.
Det gælder for vanlige driftsændringer som eksempelvis tilføjelse af en kaffeautomat eller ændring af rengøringsfrekvens.
Bygningsstyrelsen anser ikke den nye proces for ændringsanmodninger som værende en ændring af kontraktens vilkår.
Ændringen er en styringsændring fra Bygningsstyrelsen side, om hvornår og hvor ofte ændringerne meldes ind. Kontraktens varsler over for leverandøren er stadig gældende og efterleves fortsat.
Tiltaget giver mulighed for at frigøre kapacitet, der i den nuværende løsning, er fastholdt af ressourcetunge manuelle processer.
Det giver Bygningsstyrelsen mulighed for at udvikle mere effektive, automatiserede og transparente løsninger, til gavn for jer som kunder.
Samtidig indeholder tiltaget mulighed for fleksibilitet, da særlige ændringer med behov for hurtigere ikrafttrædelse kan håndteres via modellen for tidlig opstart af faste ydelser.
Du kan indmelde ændringen via Bygningsstyrelsens normale proces for ændringsanmodninger. Ændringen vil blive behandlet og, hvis den godkendes, træde i kraft ved det næste ændringsvindue.
Hvis der er et særligt akut behov, kan modellen for tidlig opstart af faste ydelser eventuelt anvendes.
Kontakt din FM-ansvarlige for vejledning.
Hvis en ændringsanmodning indmeldes efter fristen den 20. i et kvartal, vil den som udgangspunkt blive behandlet til det efterfølgende ændringsvindue.
Som eksempel vil anmodninger efter den 20. januar blive behandlet og godkendt i perioden frem til 20. april og træde i kraft den 1. juni.
Hvis der er et særligt behov, kan modellen for tidlig opstart af faste ydelser muligvis anvendes, hvilket kan forkorte processen.
Kontakt din FM-ansvarlige for vejledning.
Reorganiseringen understøtter en styrket fokus og ensretning på kvalitet, leverancestyring og samarbejde, der skal understøtte jeres behov som kunder.
Den nye organisering vil reducere flaskehalse i samarbejdet, hvilket giver mulighed for hurtig opfølgning og en effektiv opgaveløsning.
Der vil fortsat være en indgang til Bygningsstyrelsen.
I vil opleve en styrket indsats om kvalitetsniveauet af de leverancer, der leveres lokalt hos jer, og et fokus på kontrol af, at leverancerne sker som tiltænkt iht. til aftalen samt i forhold til jeres behov.
SFM-kontaktpersoner hos Bygningsstyrelsen er uændret frem til, at I modtager en henvendelse direkte fra BYGST om skifte af kontaktperson(er).
Er du i tvivl om hvem jeres FM-kontaktperson er, kan I skrive til Bygningsstyrelsens Front Desk på;
Som kunde vil I have kontakt til tre nøglefunktioner i Driftsstyring hos Bygningsstyrelsen.
Disse funktioner arbejder tæt sammen for at sikre, at jeres behov håndteres, og at leverancerne lever op til både aftaler og forventninger:
I vil primært være i kontakt med jeres kundeansvarlige, men afhængigt af opgavernes karakter kan der i særlige tilfælde også være behov for dialog med de øvrige funktioner.
