Forberedelse og inddragelse af Bygningsstyrelsen i kundernes beredskabsplanlægning kan sikre korrekt involvering og hurtigere beslutningsgange under en krise.
Hvis Bygningsstyrelsen er en kendt og identificeret aktør i kundernes beredskab, bliver informationsudveksling og koordinering lettere og hver aktør kan koncentrere sig om egne kerneopgaver.
Angiv derfor tydeligt i jeres beredskabsmateriale, hvornår og hvordan Bygningsstyrelsen skal kontaktes og hvilke typer hændelser, der kræver Bygningsstyrelsens involvering.
Eksempler på Bygningsstyrelsens opgaver i forbindelse med krisehændelser er tilpasning af SFM-ydelser, efterrengøring og ventilation efter brandhændelser og genhusning til alternativ lokation.
Udpeg en fast kontaktperson for beredskab
Udpeg én primær og en suppleant, som tager dialogen med Bygningsstyrelsen i en eventuel krisesituation. Det sikrer hurtig og effektiv krisekommunikation og -proces.
Indarbejd kommunikationsveje med Bygningsstyrelsen
Bygningsstyrelsen har udarbejdet et flowchart, som viser hvordan kunderne skal tage kontakt, hvis der sker en krisehændelse. Bemærk at der både skelnes mellem forskellige ejendomstyper og tidspunktet for henvendelsen.
Kend jeres lejekontrakt(er)
Kendskab til kontrakten reducerer risikoen for usikkerhed eller forsinkelser i håndteringen af hændelser
En klar forståelse af kontraktens indhold understøtter en mere smidig dialog med Bygningsstyrelsen under en krise
Er I i tvivl kan I spørge Bygningsstyrelsen
Kend jeres udlejer (hvis lokaliseret i et privat lejemål eller et OPP)
Sørg for at have overblik over, hvem jeres udlejer er, og hvordan vedkommende kontaktes både i og uden for normal arbejdstid
Den konkrete ansvarsdeling ift. Udlejer kan fremgå under afsnittet “Ansvarsdeling mellem kunder og Bygningsstyrelsen” på hjemmesiden eller af jeres lejekontrakt
Orientér jer i jeres samarbejdsaftale om Statens Facility Management, hvis I er en del af ordningen
Kendskab til aftalen gør det tydeligt, hvilke opgaver der håndteres via Statens Facility Management, og hvilke der ligger uden for aftalen.
Orientér jer om ansvarsdeling på Bygningsstyrelsens hjemmeside
På Bygningsstyrelsens hjemmeside ligger et overblik over ansvarsfordelingen mellem kunde og Bygningsstyrelsen på udvalgte områder. Hold jer opdateret, idet vi jævnligt vil opdatere materialet. Ansvarsdelingen kan I med fordel indarbejde i jeres beredskabsplaner.
Al materiale på hjemmesiden og de tilhørende bilag opdateres jævnligt og som minimum årligt, og derfor anbefales alle kunder at holde sig løbende orienteret på denne hjemmeside.
E-mail: bygst@bygst.dk
Telefon: 4170 1000
