Nedenfor finder du en liste spørgsmål, Bygningsstyrelsen har modtaget omkring de to aftaler, SFM 2026 og SFM 2026 - Vagt og sikkerhed.
Bemærk, at der tilføjes nye spørgsmål og svar efter behov, så hold dig gerne orienteret løbende.
Som kunde vil du grundlæggende ikke opleve ændringer i den daglige leverance. Bygningsstyrelsen er fortsat kontraktholder og det primære bindeled ift. alle ydelser i SFM-løsningen, også selv om ydelserne fremover er fordelt på to aftaler. Du vil derfor fortsat modtage de samme serviceydelser som hidtil.
Du vil, ligesom tidligere, kunne møde forskellige leverandører i hverdagen. Det er ikke nyt, da ISS også tidligere har anvendt underleverandører til visse ydelser, for eksempel vagtydelser.
Det eneste, du særligt skal være opmærksom på, er, at der i forbindelse med for eksempel tilkøb eller andre opgaver, hvor der er direkte dialog mellem jer som kunde og leverandørerne, kan være behov for at tage kontakt til den rette leverandør afhængigt af, hvilken type ydelse der er tale om.
Bygningsstyrelsen ser løbende på en udbudsstrategi, der tager højde for størst mulig markedsdeltagelse og vurderer løbende, hvordan ydelserne udbydes.
Udskillelsen af serviceområdet vagt og sikkerhed som selvstændig aftale er første led i denne proces.
Ja, delservices fra den tidligere aftale overføres automatisk til den nye sammensætning. Dog er sammensætningen af de enkelte delydelser i visse tilfælde være tilpasset
Code of Conduct er en formular, som har til formål at beskrive, hvordan den enkelte kundes krav, relateret til databehandleraftalen, skal udmøntes i forbindelse med leverandørens opgavevaretagelse hos jer som kunde i henhold til SFM-kontrakterne.
Code of Conduct udarbejdes for alle kunder omfattet af SFM-kontrakterne og indeholder en oversigt over den dokumentation, politikker og procedurebeskrivelser, der skal efterleves af leverandørens medarbejdere i forbindelse med deres opgaveløsning for den pågældende kunde. Ligeledes indeholder den en beskrivelse af proces og procedurer for vedligehold af dokumentationen.
Code of Conduct er samlet på tværs af aftalerne, hvorfor den både omfatter SFM 2026 og SFM 2026 – Vagt og sikkerhed, og dermed er alle ydelser, som I modtager, omfattet af dokumentet.
ISO 27001 er standard i Staten, og alle statslige institutioner, der er omfattet af SFM 2026-løsningen, har implementeret ISO 27001.
Bilag 10.2 Sikkerhedskrav beskriver, hvilke sikkerhedskrav der gælder for informationssikkerheden hos leverandøren, dennes medarbejdere og underleverandører i forbindelse med opfyldelsen af SFM-aftalerne.
Sikkerhedskravene er rettet mod både persondata og data, der ikke er personhenførbare, og er fastlagt med udgangspunkt i ENISAs Handbook on Security of Personal Data Processing, Datatilsynets praksis samt Digitaliseringsstyrelsens vejledning fra december 2017.
Sikkerhedskravene har samtidig til formål at støtte jer som kunde i at kunne opfylde jeres lovmæssige forpligtelser efter NIS2-direktivet, i det omfang I er omfattet heraf.
Bilag 10.2 beskriver, at sikkerhedskravene er inddelt i sikkerhedsniveauerne lav, mellem og høj. Det er jer som kunde, der skal foretage en risikovurdering af jeres institution, baseret på konsekvenserne forbundet med brud på informationssikkerheden samt sandsynligheden herfor.
De grønne krav (lav risiko) er generelle krav, som leverandøren altid skal efterleve over for alle kunder. Hvis I vurderer, at risikoen er mellem, gælder de gule krav i tillæg til de grønne krav, og hvis I vurderer, at risikoen er høj, gælder de røde krav i tillæg til både de grønne og gule krav.
Kravene til sikkerheden i net- og informationssystemer (blå krav) er fastlagt med udgangspunkt i NIS2-direktivet og gælder, når leverandøren anvender sådanne systemer til opfyldelse af aftalen.
I vil ikke få udleveret databehandleraftalen, da den er en del af den samlede kontrakt.
Læs mere om dette i besvarelsen af spørgsmålet ‘Hvad er årsagen til, at kunderne ikke får adgang til de fulde kontrakter, som Bygningsstyrelsen har indgået med de to leverandører?’.
Ja, styringsdokumentet er ens for alle kunder, der er omfattet af SFM-løsningen.
Styringsdokumentet beskriver blandt andet:
Formålet med styringsdokumentet er at give jer som kunder et klart overblik over aftalen og de tilhørende rammer, så I får bedre indsigt i, hvordan SFM2026 og SFM2026 – Vagt og sikkerhed er organiseret og bliver forvaltet.
Kunderne på SFM2026 og SFM2026 – Vagt og sikkerhed vil modtage styringsdokumentet forud for driftsstart.
Styringsdokumentet kommer ikke til at indeholde prislister over ydelser.
Jeres faktureringsgrundlag kan give jer indsigt i, hvad I konkret betaler for.
Bygningsstyrelsen har udbudt og indgået kontrakter med henholdsvis ISS og Securitas. Bygningsstyrelsen er kontraktansvarlig for SFM-kontrakterne og deres anvendelsesområde og skal både kontraktstyre over imod leverandørerne, der skal overholde de kontraktuelle forpligtelser, og styre leverancer og opfølgning for at understøtte jeres servicebehov.
Bygningsstyrelsen har til opgave at styre leverandørerne, hvortil kontrakterne indeholder en række styringsværktøjer, som bl.a. omfatter en styringsorganisation, men også i form af KPI'er, der blandt andet giver mulighed for at udmåle bod til leverandørerne bl.a. som følge af fejl i leverancerne. Endvidere står Bygningsstyrelsen for evt. konflikthåndtering og sikring af leverandørens ansvar i forhold til udvikling og optimering af leverancerne på SFM-kontrakten.
SFM-kontrakterne er derfor ikke udarbejdet med det formål at kigge isoleret på én enkelt kunde. De styringsredskaber, der er indeholdt i kontrakterne, kan primært anvendes med et tværgående blik på hele den pågældende kontrakt og alle de omfattede kunder, lokaliteter og ydelser.
I vil således ikke få udleveret den fulde SFM-kontrakt, da det er Bygningsstyrelsens rolle at sikre ovenstående krav i forbindelse med kontraktstyring, samt sikre at der kontraktstyres efter den til enhver tid gældende ordlyd.
I aftalernes løbetid kan der ske ændringer eller justeringer i aftalerne på baggrund af forhold, som Bygningsstyrelsen har opsamlet fra kunderne. Disse ændringer indgår som fortolkningsbidrag til aftalen. Det er den slags, som Bygningsstyrelsen sørger for at koordinere på tværs og styre leverandøren efter.
For jer som kunde er det vigtigste derfor ikke at skulle navigere i den samlede kontrakttekst, men at få klar og målrettet information om de ydelser, der vedrører jer, hvordan processerne fungerer, og hvilke oplysninger eller handlinger vi har brug for fra jer. Det er den information, vi stiller til rådighed i 'Bygningsstyrelsens rolle og kundernes ansvar - SFMs' beskrivelser og direkte kommunikation med jer.
Bygningsstyrelsen har ansvaret for den samlede kontraktstyring og for dialogen med leverandøren om, hvordan kontrakten skal anvendes i praksis. Det skal være med til at sikre en ensartet styring og en tydelig oversættelse af kontrakten til den service og de processer, I møder som kunde.
Det vil fremgå af styringsdokumentet, hvordan I skal klage og bidrage med informationer, således, at Bygningsstyrelsen kan kontraktstyre på bedst mulig vis.
SFM 2026 – Vagt og sikkerhed omfatter følgende delservices: fast bevogtning, vagtrundering og alarmudkald.
Bygningsstyrelsen kan varetage service og vedligehold af de tilknyttede sikkerhedssystemer, men står ikke for indkøb af disse systemer. Området vedrørende indkøb af AIA/ADK er ikke ressortoverdraget til Bygningsstyrelsen.
Ja, der sker ændringer i ydelserne, og nogle af ydelserne er tilpasset i forhold til den tidligere SFM Bølge 1-kontrakt.
Siden SFM Bølge 1 er mange tidligere lokalkrav blevet indarbejdet som standardiserede faste ydelser i den nye kontrakt. De lokalkrav, som ikke længere fremgår særskilt i jeres data, er dermed omfattet af de faste ydelser.
Derudover er der kommet nye delservices til, som I kan læse nærmere om i styringsdokumentet.
Ja, der bliver mulighed for en fast tilknyttet husvært/handyman med daglig fysisk tilstedeværelse på jeres lokalitet, på tilsvarende måde som i Bølge 1-kontrakten.
Rammen for handymandfunktionen er uændret:
Der er intern post- og pakkehåndtering som en del af Intern service. Det er vigtigt at være opmærksom på, at SFM ikke omfatter selve befordringen for post og pakker (transporten af posten).
Efter liberaliseringen af postmarkedet og PostNords exit fra markedet, kan kunden selv vælge post- og pakkeleverandør og indgå postaftale direkte med denne, og herefter instruere ISS i, hvordan aftalen skal håndteres i driften gennem Intern service. ISS kan formidle kontakt til vognmænd/kurer mv. samt aflevere forsendelser til vognmænd/kurer.
Alle udgifter til postbefordring, herunder porto og eventuelle postaftaler er ikke en del af serviceydelse for post og pakker på SFM, og vil blive viderefaktureret 1:1 fra ISS til kunden. Bygningsstyrelsen forvalter ikke postaftalerne og de indgår derfor ikke i faktureringsgrundlaget.
SFM understøtter ikke varemodtagelse om natten. Det skal derfor særligt bemærkes, at DAO som udgangspunkt leverer om natten, og kunden skal derfor enten:
1. Etablere en postkasse til natlevering, eller
2. vælge og betale særskilt for daglevering af post fra DAO.
Da SFM ikke understøtter post- og pakkebefordringen, vil det være de til enhver tid gældende markedsvilkår, der er gældende for kunden.
Bygningsstyrelsen er opmærksomme på forholdene i bølge 1-kontrakten og har i SFM2026 lavet tiltag for at undgå, at der bliver givet for høje priser.
Der er en mere præcis beskrivelse af tilkøbsprocessen i et underbilag til Styringsdokumentet. Modellen er mere simpel og priserne er udbudssat, hvilket gerne skulle gøre processen mere gennemskuelig.
Der er desuden sørget for at få flere ydelser ind som faste ydelser, så priserne bliver konkurrenceudsat.
Tilkøbsydelser håndteres som udgangspunkt mellem Kunden og Leverandøren med involvering fra Bygningsstyrelsen, såfremt Bygningsstyrelsen vurderer at der er et behov for at kontrollere indkøbet.
Tilkøbsydelserne afregnes direkte med Bestiller, der har initieret tilkøbet.
Ja, der er i SFM 2026 sat nye bæredygtighedskrav til leverandøren på en lang række områder:
Forplejning
Det er et krav i SFM 2026-kontrakten, at leverandøren skal reducere madspild og klimaaftryk fra råvareindkøb i løbet af kontraktperioden. Bygningsstyrelsen har fastlagt en maksimal klimapåvirkning for begge områder med udgangspunkt i data fra kantinedriften på Bølge 1-kontrakten og anbefalinger fra grønne tænketanke.
Der er sat krav om at leverandøren skal certificeres med Det Økologiske Spisemærke i sølv eller tilsvarende med minimum 60 % økologi i alle kantiner. Dertil er der sat krav til øget dyrevelfærd herunder, at der udelukkende serveres kyllingekød med dyrevelfærdsmærket 1 hjerte eller tilsvarende mærkning og fisk, som er MSC- og ASC-certificeret, naturskånsom eller tilsvarende.
Transport
Leverandøren skal i SFM 2026-kontraktens løbetid arbejde for at reducere klimapåvirkningen fra transport relateret til levering af serviceydelserne på kontrakten.
Miljøkrav
Det er et krav i SFM 2026-kontrakten, at leverandøren løbende nedbringer miljøpåvirkningen i kontraktperioden. Leverandøren er for eksempel forpligtet til at levere Svanemærket eller tilsvarende rengøring, minimere brug af kemi og mindske mængden af restaffald.
Krav til socialt ansvar
Der er i SFM 2026-kontrakten fokus på social bæredygtighed i leverancen af serviceydelserne. Leverandøren er således forpligtet til at gøre en aktiv indsats for at leverancen har den lavest mulige negative påvirkning af og bidrager positivt til sociale forhold.
Årlige bæredygtighedstiltag
Det er et krav i SFM 2026-kontrakten, at leverandøren skal have vedvarende fokus på bæredygtig omstilling af serviceleverancerne i bred forstand. Leverandøren skal årligt fremsætte og implementere en række bæredygtighedstiltag, som relaterer sig til en række gennemgående krav og FN's verdensmål, der vedrører områder som klimaindsats, ansvarligt forbrug og produktion, energi og social bæredygtighed.
Det vil ikke være muligt at se andre institutioners indmeldinger i FM-systemet, men det vil være muligt for udvalgte repræsentanter at få et overblik over en institutions indmeldinger.
EG MainManagers app er sikkerhedsvurderet af Statens IT, da appen downloades igennem SIT app-kataloget.
FM-systemet udrulles i første omgang for kunder, der overgår til de nye SFM-kontrakter i 2026.
Kunder på Bølge 2 og Bølge 3 vil overgå til det nye FM-system på et senere tidspunkt.
Du hjælper både dig selv og Bygningsstyrelsen til at give et hurtigt og præcist svar, når du skriver et tydeligt og fyldestgørende emnefelt. Det gør det lettere for dem, der modtager mailen, hurtigt at forstå, hvad sagen handler om, og videresende den til den rette medarbejder første gang, i stedet for at den skal rundt flere gange.
For at sikre hurtig og korrekt behandling bør emnefeltet indeholde:
Når disse oplysninger står i emnefeltet, kan Bygningsstyrelsen hurtigere identificere sagen, matche den med de rigtige projekter og sende din mail direkte til den relevante sagsbehandler, hvilket øger chancen for et hurtigt og kvalificeret svar.
Kontakt til Bygningsstyrelsen går via Front Desk på mail bygst@bygst.dk eller telefon 4170 1000.
Se mere her: https://bygst.dk/om-os/kontakt-bygningsstyrelsen/
For SFM‑kunder er Serviceportalen den primære indgang til:
Hvis din henvendelse vedrører SFM‑ydelser, men ikke er en bestilling, fejlmelding eller klage (f.eks. generelle spørgsmål til SFM‑setuppet, kontaktveje, organisering mv.), kan du skrive til:
