Det er en gennemgribende forandring for en organisation at flytte fra enmandskontorer ud i et mere åbent lokalelayout eller fra faste pladser til aktivitetsbaseret indretning, og forandringen er ikke kun fysisk.
Organisationen påvirkes på mange niveauer, både hvad angår arbejdsmåder, ledelsesroller og medarbejderskab.
Det er et af de vigtigste elementer for trivsel og effektivitet i en lokaleløsning, at der er gennemført en god proces. Hvis processen opleves af medarbejderne som frustrerende og uden reel inddragelse, kan det smitte negativt af på vurderingen af selv den bedste lokaleløsning.
Organisationer er forskellige; ledelsesstil og medarbejdersammensætning varierer. Dermed er kravene til en god proces også forskellige fra gang til gang. Ikke desto mindre er det muligt at opstille en række generiske råd til den gode proces i forbindelse med udflytning i åbne kontorer på baggrund af erfaringer med processer i en række organisationer.
I forbindelse med en større flytning eller ombygning anbefales det, at der udpeges en fuldtids-sagsansvarlig, fx en HR-medarbejder, til at styre processen og koordinere de mange tiltag i tæt samarbejde med topledelsen. Den sagsansvarlige bør desuden kunne trække på en række ressourcepersoner i organisationen, det være sig alt fra kommunikationsmedarbejdere, HR-medarbejdere, servicemedarbejdere, IT-medarbejdere og andre, der kan byde ind med kompetencer i forhold til specifikke delopgaver.
