Digital kommunikation og etablering af kommunikationsplatform

Formålet med at stille krav til digital kommunikation og etablering af en kommunikationsplatform er:

• at sikre en effektiv formidling af strukturerede, digitale data, som kan anvendes til flere forskellige formål under byggeprojektets forløb og efter dens afslutning.
• at systematisere, effektivisere og dokumentere den digitale kommunikation mellem byggesagens parter.
• at etablere centralt projektweb for byggesagen, hvor al digital information udveksles og eventuelt arkiveres.
• at sikre, at det altid er fastlagt, hvilke parter der har ansvaret for hvilke dataleverancer, og hvornår de skal være tilgængelige for øvrige parter.

Kommunikationsplatform

Bygherre skal beslutte, om det er bygherren selv, en af byggesagens rådgivere eller entreprenører, eller måske en ekstern IT-udbyder, der skal stille systemet til rådighed. I beslutningen om, hvem der skal stille systemet til rådighed, kan det anbefales at lade forhold som fleksibilitet, tilpasningsmuligheder til specifikke processer, oppetid, driftssikkerhed, brugervenlighed, datasikkerhed, support og pris indgå som væsentlige parametre.

Bygherre skal, i sine aftaler, sikre sig fuld adgang og rettigheder til data – også efter sagens afslutning, og i forbindelse med eventuelle stridsspørgsmål.

Det er væsentligt, at bygherre overvejer behov for funktionalitet i et projektweb. Skal projektweb blot være en udvekslingsplatform for digital information, eller er der behov for en mere avanceret løsning, der omfatter integration til bygningsmodeller fx ved hjælp af indbyggede BIM-viewere, som ofte også kan læse bygningsmodellernes information. Derudover findes der systemer på markedet, der understøtter processer i udførelsen. I disse systemer findes der funktioner til håndtering af tilsynsnotater, tekniske forespørgsler, projektændringer samt fejl og mangler.  

I disse overvejelser er det vigtigt, at projektweb anskues som primært at være et værktøj for de projekterende og udførende.   

Udover bekendtgørelsens krav til projektweb anbefales det, at bygherre som minimum vælger et projektweb med følgende funktioner:

• Håndtering af versions- og revisionsstyring af filer med mulighed for at genfinde tidligere versioner.
• Mulighed for at påføre metadata på filer.
• Fleksibel mappestruktur, der kan skaleres i forhold til projektets omfang og størrelse.
• Mulighed for at aflevere, modtage og låse faseafleveringer.
• Mulighed for at basere projekter på baggrund af en skabelon.
• Adgang fra mobile enheder.
• Synkronisering til lokale drev eller servere.

BYGST har erfaret vigtigheden ved at stille krav til åbne standarder og åbne formater samt metoder for at fremtidssikre data. Alle bygherrer bør undgå at låse sig fast på ét system og de indbyggede funktioner og formater – før eller siden skal data trækkes ud af ét system og overføres til et andet. Åbne formater og standarder sandsynliggør, at data kan overføres mellem systemer – nu og i fremtiden.

Dokumenthåndtering

For at sikre genkendelighed og sporbarhed fra projekt til projekt og på tværs af aktører og systemer er det nødvendigt at stille krav til dokumenthåndtering. En lavthængende frugt er, at bygherre beslutter sig for en ensartet filnavngivning og mappestruktur. 

Bygherren bør stille krav til dokumenthåndtering med hensyn til

• Filnavngivning
• Metadata for filer
• Mappestruktur
• Versionering
• Filformater.

Bygningsstyrelsen har gode erfaringer med Molios publikation A104 – Dokumenthåndtering. Publikationens metoder muliggør en differentiering i anvendelsen, der tager hensyn til både store og små projekter (og bygherrer).

Publikationen kan samtidig være bygherres værktøj til at afstemme behov for fastlagt filnavngivning, metadata og mappestruktur.

IKT-bekendtgørelsen stiller krav til dele af ovenstående. Det er derfor vigtigt, at offentlige bygherrer underlagt bekendtgørelsen sætter sig ind i kravene. Find mere information på siden IKT-bekendtgørelsen.