Det anbefales, at det er topledelsen, der træffer de overordnede beslutninger angående placering og lokalelayout, og det skal gøres på baggrund af en grundig afklaring af organisationens lokalebehov og gennemtænkte visioner for, hvor organisationen skal bevæge sig hen fremadrettet.
Det indebærer også, at topledelsen skal kunne håndtere eventuel modvind, da en beslutning om at sidde i mere åbne/aktivitetsbaserede kontorer ofte indledningsvist er upopulær hos en større gruppe af medarbejderne.
I de fleste organisationer rygtes det hurtigt, at det overvejes at ændre de fysiske rammer. Det er derfor centralt med en klar udmelding om, hvad der skal foregå, i overordnede termer, og – om muligt – hvornår der kan forventes en endelig afklaring, samt hvordan medarbejderne tænkes inddraget i den videre proces. Det kan være en god idé at lytte til rygterne og om muligt aflive de værste skrækscenarier.
En behovs-, løsnings- og afklaringsproces kan erfaringsmæssigt indebære, at flere forskellige løsningsmuligheder skal afprøves, før den rigtige findes. Det er derfor centralt, at man ikke lover mere, end det er muligt at holde over for medarbejderne.
